Rekisteri- ja tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

NYAB AB
Varvsgatan 39
972 32 Luleå
privacy@nyabgroup.com

Henkilötietojen käsittely

NYAB käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen sekä kansallisten tietosuojalainsäädäntöjen ja -ohjeistusten tietosuojaohjeistusten mukaisesti. Tietosuojatyön keskiössä on rekisteröidyn yksityisyydestä huolehtiminen sekä oikeuksien turvaaminen. NYAB sitoutuu käsittelemään toiminnassaan henkilötietoja tietosuojaperiaatteiden mukaisesti:

• lainmukaisesti, asianmukaisesti sekä rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi
• luottamuksellisesti ja turvallisesti
• henkilötietoja kerätään ja käsitellään vain tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten
• henkilötietoja kerätään vain tarpeellinen määrä käsittelyn tarkoitukseen nähden
• henkilötiedot päivitetään aina tarvittaessa, epätarkat ja virheelliset tiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä
• säilytetään muodossa, jossa rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.

Tällä selosteella kerrotaan, miten NYAB käsittelee asiakkaidensa, verkkosivujen vierailijoiden sekä työnhakijoiden henkilötietoja.

Käsitteet

• Henkilötieto tarkoittaa kaikkea tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyvää tietoa tai muuta tietosuojalainsäädännössä määriteltyä henkilötietoa.
• Rekisterinpitäjä tarkoittaa luonnollista henkilöä, oikeushenkilöä, viranomaista, virastoa tai muuta elintä, joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja keinot, tai muuta tietosuojalainsäädännössä määriteltyä rekisterinpitäjää.
• Rekisteröity on henkilö, jonka henkilötietoja kerätään, säilytetään tai käsitellään.
• Henkilötietojen käsittelijä tarkoittaa luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä, viranomaista, virastoa tai muuta elintä, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.
• Tietosuojalainsäädäntö tarkoittaa Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR, 679/2016) ja muita soveltuvia tietosuojasäännöksiä sekä tietosuojaviranomaisen määräyksiä ja ohjeita.
• Käsittely tarkoittaa toimintaa tai toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin tai henkilötietoa sisältäviin tietojoukkoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä tehden tai manuaalisesti, tai muuta tietosuojalainsäädännössä määriteltyä henkilötietojen käsittelyä.

Käsittelyperusteet

Henkilötietojen käsittely edellyttää aina laista löytyvää käsittelyperustetta. Käytetty käsittelyperuste vaikuttaa merkittävästi siihen, mitä oikeuksia rekisteröidyllä on suhteessa rekisterinpitäjään.

Suostumus

Suostumus on käsittelyperusteena esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

• Työnhakijan tietojen käsittely rekrytointiprosessissa.
• Yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito ja erityisellä suostumuksella markkinointi.
• Palautteen käsittely.

Sopimus

Sopimus on käsittelyperusteena esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

• Työsopimuksen täytäntöön paneminen tai työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen.

Mistä tietoja kerätään

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti työnhakijalta tai asiakkaalta itseltään. Työnhakijasta käsiteltävät tiedot ovat tämän työhakemuksessa tai CV:ssä luovuttamia tietoja. Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä myös muilta tahoilta, kuten suosittelijoilta, joiden yhteystiedot työnhakija on oma-aloitteisesti toimittanut.

Asiakkaan tietoja voidaan kerätä tiedotteiden tilaamisen yhteydessä verkkosivujen nettisivujen tilauslomakkeelta tai muista tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Verkkosivuilla käytetään eväsiteitä, jotka tallentavat tietoa käyttäjästä.

Mitä tietoja käsitellään

NYAB käsittelee työnhakijoista vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat rekrytointiprosessin kannalta tarpeellisia ja jotka liittyvät työsuhteen tai potentiaalisen työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen.

Asiakkaista käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia asiakassuhteen hoitamiseksi.

Rekisteröidyistä käsitellään mm. seuraavia tietoja:

• Perustiedot, kuten nimi, sähköposti ja puhelinnumero.
• Asiakassuhteeseen tai palveluihin liittyvät tiedot, kuten tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista.
• Verkkoyhteyden IP-osoite.
• Rekrytoinnin kannalta olennaiset tiedot, joita työnhakija luovuttaa. Esim. tiedot työkokemuksesta ja koulutuksesta, kuvaus osaamisesta ja sopivuudesta tehtävään, palkkatoive.
• Palautteen antokanavan kautta kerätyt henkilötiedot, joita rekisteröity itsestään antaa.

Henkilötietojen siirrot ja luovutukset sekä siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Asiakkaiden tai työnhakijoiden tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tällä sivustolla käytetään Google Analytics -analytiikkapalvelua. Se käyttää evästeitä, jotka ovat käytännössä tietokoneelle sijoitettuja tekstitiedostoja. Niiden avulla saadaan tietoa siitä, miten sivustoa käytetään. Evästeen tuottamat tiedot (ml. IP-osoite) välitetään ja tallennetaan Googlen palvelimille. Tietojen avulla Google analysoi, miten käyttäjä sivustoa käyttää. Se laatii eri toiminnoista raportteja verkkosivuston operaattoreille ja tarjoaa myös muita sivuston toimintoihin ja internetin käyttöön liittyviä palveluja.

Google voi myös siirtää nämä tiedot ulkopuoliselle toimijalle, jos laki näin vaatii tai jos joku ulkopuolinen toimija käsittelee tietoja Googlen puolesta.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Henkilötietojen poisto

Henkilötietoja käsitellään vain niin kauan, kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty tai niin kauan kuin laki ja säännökset sitä edellyttävät.

Esimerkkejä säilytysajoista:

• Rekrytointi-ilmoitukset 5 vuotta niiden julkaisusta.
• Työhakemukset liitteineen 2 vuotta niiden lähettämisajankohdasta.
• Soveltuvuustestitulokset 3 vuotta niiden toteuttamisesta.
• Turvallisuusselvitykset 2 vuotta niiden toteuttamisesta.
• Palautekyselyn yhteydessä mahdollisesti kerätyt henkilötiedot poistetaan 2 vuoden kuluttua niiden saapumisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät käytetyn henkilötiedon käsittelyperusteen mukaan.

• Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojansa vai ei.
• Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös käsiteltävästä henkilötiedosta.
• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan virheellisiä henkilötietojaan.
• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot, kun käsittely perustuu suostumukseen.
• Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun se perustuu oikeutettuun etuun.
• Rekisteröidyillä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
• Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus valvontaviranomaiselle.

Tietoturva

Henkilötiedot on suojattu pääsynhallinnan keinoin sekä tarvittavin muin teknisin keinoin. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain työtehtäviensä perusteella siihen oikeutetut henkilöt. Henkilötietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaation ohjeistuksen perusteella.

Selosteen muuttaminen ja yhteydenottokanava

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa ota yhteyttä osoitteeseen privacy@nyabgroup.com

Tähän tietosuojaselosteeseen saatetaan tehdä ajoittain muutoksia, kun tietosuojalain muutokset tai henkilötietojen käsittelyn muutokset niin edellyttävät.