Register- och sekretesspolicy
1. Personuppgiftsansvarig
NYAB AB
Varvsgatan 39
972 32 Luleå
info(at)nyabgroup.com
2. Registrets namn
Whistleblowing- alltså anonym rapporteringskanal.
3. Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Syftet med behandlingen av personuppgifter är:
Behandling och utredning av rapporter som inkommit till rapporteringskanalen.
Den rättsliga grunden för behandlingen är den personuppgiftsansvariges rättsliga förpliktelse. Tillhandahållandet av en rapporteringskanal och behandlingen av rapporter regleras c) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden.
Om det inte är en fråga som omfattas av en lagstadgad rapporteringskanal är grunden för behandlingen den personuppgiftsansvariges berättigade intresse för att förhindra och utreda missbruk. Följande grunder omfattas också av den personuppgiftsansvariges berättigade intressen:
I dessa situationer bedöms den personuppgiftsansvariges berättigade intresse väga tyngre än den registrerades, särskilt personens som är föremål för rapporten, rätt att bestämma om behandlingen av sina personuppgifter.
4. Registrets datainnehåll
En rapport kan innehålla följande personuppgifter:
I princip behandlas inte uppgifter som tillhör särskilda kategorier av personuppgifter
Det är möjligt att lämna en anonym rapport. Då behandlas inte den rapporterande personens personuppgifter, om inte personuppgifter ges senare. Identifiering av personen kan vara möjligt genom att kombinera de uppgifter som personen lämnat i sin rapport.
5. Regelbundna informationskällor
Personuppgifterna erhålls genom rapporten som gjorts till rapporteringskanalen och genom den möjliga utredningsprocessen som hänger samman med rapporten.
6. Regelbundna utlämnanden av uppgifterna och överföringar av uppgifter utanför EU eller EES
Uppgifterna lämnas inte regelbundet ut till andra parter. Om det är nödvändigt att använda experttjänster (t.ex. juridiska tjänster) i utredningsprocessen, kan personuppgifter ges åt aktörer som agerar på NYAB AB:s vägnar. I dessa fall försäkras det att det finns databehandlingsavtal med tjänsteleverantören i enlighet med dataskyddslagstiftningen.
Uppgifter som erhållits via rapporteringskanalen kan lämnas ut till behöriga myndigheter. Exempelvis brottsmisstankar med sitt utredningsmaterial kan lämnas ut till förundersökningsmyndigheten.
Utgångspunkten är att personuppgifter inte överförs utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Om uppgifter ändå behöver överföras utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet ska NYAB säkerställa en adekvat skyddsnivå för personuppgifterna genom att bland annat komma överens om frågor som rör behandling av personuppgifter i enlighet med dataskyddslagstiftningen, så som genom att använda standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen.
7. Principerna för skydd av registret
Datasäkerhet och skydd av personuppgifter är av största vikt för oss. Vi använder lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att skydda personuppgifter. Vi säkerställer även feltoleransen och möjligheterna att återställa uppgifterna i våra system. Tillgång till personuppgifter begränsas endast till skilt berättigade aktörer. Aktörer som behandlar personuppgifter har tystnadsplikt i frågor som rör behandling av personuppgifter.
8. Den registrerades rättigheter
De registrerade har rätt till sina personuppgifter i enlighet med dataskyddslagstiftningen. Tillämpningen av rättigheterna i varje enskild situation beror dock på syftet och situationen för användningen av personuppgifterna.
Utövandet av rättigheterna
Vi önskar att du kontaktar NYAB om du har frågor gällande behandlingen av dina personuppgifter.
Du kan skicka en begäran gällande den registrerades rättigheter via brev eller e-post genom att använda kontaktuppgifterna som nämns i denna sekretesspolicy.
Identiteten för personen som gjort begäran kan kontrolleras innan begäran behandlas. Begäran besvaras inom rimlig tid och i princip inom en månad efter begäran och identitetskontrollen. Om begäran inte kan beviljas kommer avslaget att meddelas separat.
8. Rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten om den registrerade anser att hans eller hennes personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddslagstiftningen.
Du hittar kontaktuppgifterna för Sveriges dataskyddsmyndighet här.
9. Ändringar i sekretesspolicyn
Denna sekretesspolicy kan behöva ändras då och då. Ändringar kan baseras även på ändringar i dataskyddslagstiftningen. Vi rekommenderar därför att du regelbundet granskar sekretesspolicyn för att upptäcka ändringar. Den senaste versionen finns tillgänglig på vår webbplats.
Denna sekretesspolicy har publicerats 29 Juni 2023.
